Sommeren er høysesong for festivaler, leirer, sommerstevner og andre arrangementer. For mange organisasjoner betyr det også økt salg av billetter, kioskvarer, mat og drikke, bøker, klær og andre produkter.
Når salget foregår med Vipps, er det lett å tenke at alt er registrert og på stell.
Utfordringen er at betalingsløsningen først og fremst viser at pengene er mottatt. Den dokumenterer ikke nødvendigvis hva som er solgt, hvordan salget er registrert eller hvilke krav som gjelder for aktiviteten.
Det er derfor viktig å ha gode rutiner for både registrering, oppgjør og dokumentasjon.
På mange sommerarrangementer ser vi stadig flere selvbetjente løsninger.
Det kan for eksempel være:
kiosker
Selvbetjente løsninger kan være både praktiske og effektive, men de stiller også krav til hvordan salget registreres og dokumenteres.
Et vanlig Vipps-nummer er ikke nødvendigvis tilstrekkelig dokumentasjon. Det viktige er at organisasjonen kan dokumentere hva som er solgt og hente ut rapporter som viser salget.
Jo mindre bemannet salget er, desto viktigere er det å tenke gjennom rutinene på forhånd.
Uansett om betalingen skjer med Vipps, kort eller kontanter, må organisasjonen kunne dokumentere inntektene og følge dem opp i regnskapet.
Gode rutiner for registrering, oppgjør og avstemming er derfor viktig uavhengig av betalingsløsning. Selv om kontanter brukes mindre enn tidligere, er det fortsatt mange arrangementer som håndterer flere betalingsformer samtidig.
De fleste utfordringene knyttet til salg oppstår ikke under selve arrangementet, men når regnskapet skal ferdigstilles i etterkant. Gode rutiner på forhånd gjør det enklere å håndtere salg, dokumentasjon og oppgjør.
Bruk derfor litt tid på å avklare hvordan salget skal registreres og dokumenteres før arrangementet starter. Det gir bedre kontroll på inntektene, enklere regnskapsføring og mindre risiko for feil i etterkant.