Sommerarrangement med salg på festival- og stevneområde.

    Foto: I. Stock

    Vipps er ikke nok – husk kravene til salg og dokumentasjon

    Vipps gjør betalingen enkel, men løser ikke nødvendigvis kravene til dokumentasjon og registrering av salget. Før sommerens arrangementer kan det være lurt å sjekke hvilke regler som gjelder for det dere skal selge.

    Mange tenker på betaling – færre tenker på dokumentasjon

    Sommeren er høysesong for festivaler, leirer, sommerstevner og andre arrangementer. For mange organisasjoner betyr det også økt salg av billetter, kioskvarer, mat og drikke, bøker, klær og andre produkter.

    Når salget foregår med Vipps, er det lett å tenke at alt er registrert og på stell.

    Utfordringen er at betalingsløsningen først og fremst viser at pengene er mottatt. Den dokumenterer ikke nødvendigvis hva som er solgt, hvordan salget er registrert eller hvilke krav som gjelder for aktiviteten.

    Det er derfor viktig å ha gode rutiner for både registrering, oppgjør og dokumentasjon.

    Dette bør dere avklare før arrangementet

    1

    Dokumentasjon

    Hvordan skal salget registreres og dokumenteres? Det bør være mulig å følge inntektene fra salg til regnskap, uavhengig av om betalingen skjer med Vipps, kort eller kontanter.

    2

    Kassesystem

    Har dere undersøkt om aktiviteten utløser krav om kassesystem? Hvilke regler som gjelder, avhenger blant annet av hva som selges og hvordan salget gjennomføres.

    Som hovedregel skal virksomheter med bokføringsplikt og kontantsalg benytte et godkjent kassasystem. Det finnes enkelte unntak for arrangementer og mindre salg, men disse avhenger av hvordan salget gjennomføres.

    3

    Merverdiavgift

    Er det vurdert om salget er momspliktig? Mange organisasjoner har aktiviteter som er unntatt eller fritatt for merverdiavgift, men det gjelder ikke nødvendigvis alt salg.

    Salg av varer er ofte momspliktig, mens enkelte aktiviteter og arrangementer kan være unntatt. Det kan derfor være lurt å avklare dette før arrangementet starter.

    4

    Selvbetjente salgspunkt

    Har dere kiosker, bokbord eller andre ubetjente salgspunkt?

    Ved selvbetjente salg er det viktig å kunne dokumentere hva som er solgt og hente ut rapporter som viser salget.

    5

    Ansvar og oppgjør

    Hvem har ansvar for oppgjør og avstemming? Tydelige roller gjør det enklere å følge opp inntektene og håndtere spørsmål i etterkant.

    6

    Betalingsløsninger

    Hvordan skal Vipps, kortbetalinger og eventuelle kontanter håndteres?

    Vipps dokumenterer at betalingen er mottatt, men gir ikke nødvendigvis tilstrekkelig dokumentasjon på hva som er solgt. Det er viktig å sikre at salget kan følges og dokumenteres i regnskapet.

    Selvbetjente salgspunkt krever gode rutiner

    På mange sommerarrangementer ser vi stadig flere selvbetjente løsninger.

    Det kan for eksempel være:

    • kiosker

    • bokbord
    • salg av klær og profilartikler
    • billetter og deltakeravgifter
    • betaling for dusj, vaskemaskin eller andre tjenester

    Selvbetjente løsninger kan være både praktiske og effektive, men de stiller også krav til hvordan salget registreres og dokumenteres.

    Et vanlig Vipps-nummer er ikke nødvendigvis tilstrekkelig dokumentasjon. Det viktige er at organisasjonen kan dokumentere hva som er solgt og hente ut rapporter som viser salget.

    Jo mindre bemannet salget er, desto viktigere er det å tenke gjennom rutinene på forhånd.

     

    Vipps, kort og kontanter må håndteres likt

    Uansett om betalingen skjer med Vipps, kort eller kontanter, må organisasjonen kunne dokumentere inntektene og følge dem opp i regnskapet.

    Gode rutiner for registrering, oppgjør og avstemming er derfor viktig uavhengig av betalingsløsning. Selv om kontanter brukes mindre enn tidligere, er det fortsatt mange arrangementer som håndterer flere betalingsformer samtidig.

     

    Dette anbefaler vi

    De fleste utfordringene knyttet til salg oppstår ikke under selve arrangementet, men når regnskapet skal ferdigstilles i etterkant. Gode rutiner på forhånd gjør det enklere å håndtere salg, dokumentasjon og oppgjør.

    Bruk derfor litt tid på å avklare hvordan salget skal registreres og dokumenteres før arrangementet starter. Det gir bedre kontroll på inntektene, enklere regnskapsføring og mindre risiko for feil i etterkant.